Abschluss erstellen

Inhalt

1. Zeitraum abschließen

   1.1. Vorschau erstellen

   1.2. Abschluss erstellen

   1.3. Vorschau und Abschluss für Teams erstellen (Modul Erweiterte Berechtigungen)

2. Stundennachweis herunterladen

3. Excel Export

4. Abschluss zurücknehmen und Einträge ändern

Um den Überblick über den Stand am Stunden- und Urlaubskonto zu behalten, ist es sinnvoll, regelmäßig einen Abschluss zu erstellen. 
Mit dem Abschluss werden die Sollstunden eines Mitarbeiters mit seinen Ist-Stunden abgerechnet. Das Gleiche gilt für Urlaubsanspruch und verbrauchten Urlaub eines Mitarbeiters. Diese Daten sind vor allem für die Lohnverrechnung relevant. 
In vielen Unternehmen wird der Abschluss am Ende des Monats erstellt, ein anderer Stichtag ist jedoch jederzeit möglich. 

Hinweis: Abschlüsse können nur von Administratoren erstellt (oder zurückgenommen) werden.
 

1.  Zeitraum abschließen

1.1. Vorschau erstellen

Bevor Sie den Zeitraum endgültig abschließen, können Sie dazu eine Vorschau erstellen. 

Wenn Sie hier zum Beispiel feststellen, dass ein Krankenstand bei einem Mitarbeiter nicht verbucht wurde, können Sie das vor dem Abschluss noch korrigieren (siehe dazu Artikel: Buchen von Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankenstand, etc.)).

Vorschau für alle Mitarbeiter erstellen

Schritt 1: Klicken Sie im Feld "Benutzer" auf das x-Symbol, um die Auswahl auf Alle zu ändern, oder wählen Sie im Dropdown Menü "Alle" aus. 

Schritt 2: Legen Sie den Stichtag fest. 

Schritt 3: Klicken Sie auf "Vorschau Stundennachweis". 

Es werden nun die Vorschau-PDFs aller Mitarbeiter im Download Ordner abgespeichert und können zur Kontrolle an die Benutzer verschickt werden. 

1.2. Abschluss erstellen

Sie können den Abschluss für 1 Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter erstellen. 

Um einen Abschluss für alle Mitarbeiter zu erstellen, wählen Sie "Alle".

Um den Abschluss für nur 1 Mitarbeiter zu erstellen, wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.

Sobald Sie auf "Abschließen" klicken, wird der Abschluss erstellt. Dabei wird der Stundennachweis für diese Periode automatisch heruntergeladen. Gleichzeitig werden alle Einträge des gewählten Zeitraums auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt.  

1.3. Vorschau und Abschluss für Teams erstellen (Modul Erweiterte Berechtigungen)

Mit dem Modul Erweiterte Berechtigungen haben Sie die Möglichkeit, Teams auszuwählen, die Sie abschließen möchten. 

Dazu öffnen Sie im Zeit- & Urlaubskonto/Alle Konten "Zeitraum abschließen" wie unter Punkt 1 beschrieben. Es steht hier das Auswahlfeld "Organisation" zur Verfügung. Vorausgewählt sind alle Mitarbeiter, durch Klick in das Feld "Alle" öffnet sich das Drop-Down-Menü und Sie können das gewünschte Team auswählen, für das Sie einen Abschluss erstellen möchten.

Nun können Sie den Stichtag wählen und entweder "Vorschau Stundennachweis" wenn Sie die Einträge noch prüfen möchten, oder "Abschließen" um die Abschlüsse für das Team zu erstellen.

2. Stundennachweis herunterladen

Sie können den Stundennachweis zu einem Abschluss auch nachträglich herunterladen. Gehen Sie dazu ins "Zeit- & Urlaubskonto/Alle Konten" und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol links neben dem betreffenden Abschluss. Danach klicken Sie auf "Stundennachweis herunterladen".

3. Excel Export

Für Auswertungen oder die Weiterverarbeitung der Daten des Zeitkontos steht in timr ein Excel Export zur Verfügung. Diesen können Sie analog zu jedem Abschluss im Zeitkonto erstellen.

Wählen Sie das Datum des Abschlusses oder den Zeitraum, für den Sie die Abschlusssalden exportieren möchten.

Im Export enthalten sind Übersichten zum Zeit- & Urlaubskonto, Überstunden & Zuschläge (sofern aktiviert), Arbeitszeitarten und Abwesenheiten.

Details zum Excel Export finden Sie in der Dokumentation Export von Abschlüssen.

4. Abschluss zurücknehmen und Einträge ändern

Wenn Sie nach dem Abschluss eines Zeitraums feststellen sollten, dass z.B. Einträge fehlen, haben Sie die Möglichkeit den Abschluss wieder zurückzunehmen:

Schritt 1: Navigieren Sie zu Zeit- & Urlaubskonto → Alle Konten.

Schritt 2: Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol links neben dem betreffenden Abschluss.

Schritt 3: Klicken Sie auf Rückgängig machen und bestätigen Sie den Hinweis erneut mit Rückgängig machen.

Hinweis:

Sie können immer nur jeweils den aktuellsten Abschluss im "Zeit- und Urlaubskonto/Alle Konten" rückgängig machen. Wenn Sie am Februar Abschluss noch Änderungen durchführen möchten, müssen Sie zuvor die Abschlüsse der Folgemonate in chronologisch absteigender Reihenfolge löschen (Erst April, dann März, …). Danach können Sie auch den Februar Abschluss rückgängig machen.

Anschließend können Sie für den betreffenden Zeitraum neue Einträge erstellen. Bestehende Einträge können Sie jedoch nicht einfach ändern, da deren Status beim Abschluss auf "Abgeschlossen" gesetzt wurde und dieser Status auch nach dem Löschen des Abschlusses erhalten bleibt. 

Bestehende Einträge ändern

Sollten Sie dennoch bestehende Einträge bearbeiten müssen, können Sie als Administrator den Status eines Eintrags auf "Veränderbar" zurücksetzen. 

Schritt 1: Navigieren Sie zu Berichte/Arbeitszeit 

Schritt 2: Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol links neben dem betreffenden Eintrag 

Schritt 3: Klicken Sie auf "Auf Veränderbar setzen". 

So geben Sie tatsächlich nur jene Einträge für den Mitarbeiter frei, die noch zu bearbeiten sind, und müssen danach nicht noch einmal alle Einträge überprüfen.

Nun können Sie den Eintrag bearbeiten.